科研費Q&A

共通事項

  事例 回答
1 研究の開始、科研費の使用はいつからできますか。 交付内定通知日以降、研究に着手し、契約行為等が可能となります。ただし、本学が配分機関から科研費を受領するまでの間は、各研究者により立替えて使用することとなります(単価5万円未満の物品および、航空券代、学会等の出張に関わる参加費の場合)。
なお、業者への支払いが科研費受領後であることを確認できれば執行可能です。
2 科研費はいつまで使用可能ですか。 当該年度の担当者への提出期限は次の通りです。
・直接経費の支出伝票:2月下旬
・直接発注できない支出に関する書類
(「物工票」、「薬品材料・図書・雑誌等購入依頼書、「間接経費執行希望書」:2月中旬
※期限内の提出であれば、当該年度内の執行が可能です(例:3月25日の出張は可能)
当該年度の科研費は、その年度の研究課題を遂行するために必要なもののみに使用することができ、翌年度に使用するものをあらかじめ当該年度の科研費で購入することはできません。不要な疑義を避けるため、できる限り年度末の集中的な執行を避け、早期執行に心がける必要があります。
3 科研費の未使用分を翌年度に繰り越すことはできますか。 補助金分原則的にはできません。
しかし、交付決定時には予想し得なかったやむを得ない事由により、当該年度の補助事業が年度内に完了しない見込みとなった場合は、所定の手続きをすることにより翌年度に繰り越して使用することができます。
基金分補助事業期間内であれば、繰越手続きをせずに翌年度に使用することができます。なお、最終年度に補助事業期間自体を延長する場合は、所定の手続きが必要です。
4 科研費で支出できないものはありますか。 次の経費は、研究課題の遂行に直接関係する場合であったとしても、科研費では支出できません。
  1. 建物等の施設に関する経費
    *科研費により購入した物品を導入することにより必要となる軽微な据付等に関する経費は、支出することができます。
  2. 補助事業遂行中に発生した事故・災害の処理の為の経費
  3. 研究代表者又は研究分担者の人件費・謝金
  4. その他、間接経費を使用することが適切な経費
5 支払先、費目が一緒の場合、1枚の支出伝票にまとめて記載することができますか。 可能です。金額は合計額を記載し、摘要に「○○他」と記載してください。
6 海外における研究費の立替払い(現金)について為替レートはいつの時点ですか。 購入日もしくは為替交換日。 ただし、為替交換日の場合には空港等で発行された証拠書類が必要になります。なお、土、日、祝日の場合は前日営業日を基準とします。
7 基金分については、翌年度の研究費の前倒し使用ができるとのことですが、具体的にはどのような制度ですか。 基金分においても、当初の研究計画に示した額が年度毎に配分されることになりますが、研究を進めていく過程で、当初の計画よりも早めに研究費の使用が必要となった場合、年度の途中であっても翌年度分を前倒しして請求できる制度です。
8 郵便振替の支払いはできますか。 できません(ゆうちょ銀行への支払いは可能)。

物品費

  事例 回答
1 クレジットカードによる立替払いの際に伝票に添付するものは。 クレジットカードの明細に発売者、引落者、支払者の名前、購入物品が分かるような明細を添付してください。また、研究者自身のクレジットカード明細が必要です。
2 クレジットカードの明細(請求元)と領収書の会社名が違う場合、どのようにすればいいですか(Amazonや楽天等経由で購入する場合など)。 参考資料として、注文確定画面などで、2つの会社名が載っている画面を印刷し、提出してください。
3 楽天カードで購入した場合の明細書は仮確定のものでもいいですか。 確定版を添付して提出してください。ただし年度末はご相談ください。
4 Amazonでクレジットカード払いをした場合、クレジット明細は必要ですか。 不要です。ただし、海外のAmazonで購入された場合や返品、納品書の原本確認ができない等の場合は必要な場合があります。
5 Amazon(日本)で物品等を購入した場合、領収書ではなく、納品書のみが同封されていました。その場合の請求方法は。 ログイン後、印刷した領収書に、納品書もしくは出荷明細書(いずれも原本)を添付してください。
納品日の日付は発送日にしてください(カード明細はAmazonの場合、原則、不要です)。
6 直接経費で購入したパソコンへオフィスのソフトを入れたい。その場合、間接経費でソフトの購入ができますか。 できません。
この場合、直接経費で購入してください。
7 5万円未満の場合、科目に関係なく直接発注できますか。 できます。
※5万円未満は立替可能ですが、なるべく請求書での支払をお願いします。
8 科研費により購入した設備備品の紛失・喪失等に対応するための保険料を、当該科研費から支出することはできますか。 設備備品に個別に保険をかけ、紛失・喪失等の補償に備えるような間接的なものには支出することはできません。
ただし、設備備品の購入時に、その保険料が強制的なもので、その設備備品と一体になっており、そのような扱いをしないと購入できないものについては、支出することは可能です。
9 5万円以上のソフトウェアの寄付届は必要ですか。 不要です。
10 年度をまたぐ期間のウイルスソフトの購入は可能ですか。 可能です。
実際に当該年度に使用する目的で購入し、納品の確認ができれば、当該年度の科研費で支払う事が可能です。
11 本学指定の納品・請求書以外の請求書、領収書の場合、宛名は。 「東海学院大学 研究代表者及び研究分担者 様」
12 20万円以上で相見積が取れない場合、どのようにすればいいですか。 発注希望の見積書、業者指定理由書を提出してください。
13 「研究計画調書(応募書類)」や「交付申請書」に記載していない物品を購入することは可能ですか。 研究課題を遂行する上で必要であれば購入できます。ただし、費目間の流用制限に注意する必要があります。

旅費

  事例 回答
1 学生への出張費用の支払いは可能ですか。 謝礼として支出可能です。
2 旅費申請書を提出していない学会の参加費を請求できますか。 できません。
学会参加費については旅費申請書が提出されているもののみ請求可能です。
3 研究協力者に海外出張を依頼する場合、日当等の判断基準はありますか。 本学の基準により判断いたしますので、事前に担当までご相談ください。
4 旅費申請書に記載していない用務についての交通費などの請求は可能ですか。 可能です。担当者にご相談ください。
5 片道100km以上であれば急行料金・特別急行料金(指定席含む)の支出が可能ですが、乗り換えがあっても片道(全行程)が100km以上であれば支出できますか。 できません。
1列車100km以上の乗車のみ、急行料金・特別急行料金(指定席含む)の支出ができます。
6 5万円以上の航空券代を立替ることができますか。 できます。領収書、クレジットカード払いの場合はクレジットカードの明細を提出してください(航空会社からのクラスの分かる行程表等)。
7 ビジネスクラスで出張に行くことはできますか。 教授、42歳以上の准教授・専任講師は利用できます(航空会社からのクラスの分かる行程表等を提出してください)。
8 日当・宿泊費は減額して請求できますか。 できます。
9 宿泊費は実費で請求することができますか。 できます。
ただし、本学の旅費規程(別表)の金額が上限です。
10 新幹線のグリーン車で出張できますか。 できません。
科研費で旅費を支出する場合、グリーン車は使えません。
11 100km未満の場合、特急に乗車可能ですか。 急ぎの場合のみ乗車できます。
ただし自由席での支出となります。
12 片道30km以内の場合、日当は支出可能ですか。
また、片道500km以上の場合、日帰り出張の日当については倍額ですか。
片道30km以内の場合、日当は支出できません。
また、片道500km以上の日帰り出張の場合、日当は倍額支出が可能です。
13 出張依頼する場合の旅費の算出法は。 本学の旅費規程等によります。
14 出張依頼で航空券代等の出張を依頼する方に立替払いが発生する場合、領収書の宛名は。 出張者の宛名にしてください。
15 本学指定の納品・請求書以外の請求書、領収書の場合の宛名は。 「東海学院大学 研究代表者及び研究分担者」
16 航空券代を請求する際に伝票には領収書のほかに何か添付が必要ですか。 支出伝票に領収書(または請求書)、座席のクラスおよび乗車区間が分かる資料を添付してください。
17 航空券代、参加費等立替払いをし、後日請求する場合、旅費申請書に何か記入しておくべきですか。 旅費申請書の「その他―備考」に摘要に「※航空券代、参加費は別途請求いたします」と記入してください。
18 分担者の出張報告書の宛名は。 研究代表者。
19 打合せで出張する場合の添付書類はどのようなものですか。 打合せのやりとりが分かる電子メール等のコピーを旅費申請書に添付してください。
20 出張中に用務のない日ができる場合、日当、宿泊費は請求できますか。 国内出張については用務のない日の日当、宿泊費は請求できません。なお、海外出張については用務のない日の日当、宿泊費は支出できます。
21 海外出張の際の移動費は支出できますか。 できません。
同一市町村内の移動は日当から支出してください。
22 旅行会社のパックで出張費を支出できますか。 明細書に航空券代金(燃油サーチャージ、航空保険料、諸税、施設使用料等)が明記されている場合のみ支出できます。
23 海外出張の場合、旅費申請書に添付する書類は。 行程表が必要。(任意の様式)そのほかに添付する書類は国内の出張と同様に出張に関係ある学会のプログラム等を添付してください。
24 他の予算と合算して出張に行くことはできますか。 できません。交通費、宿泊費、日当、参加費等は同じ研究費から支出してください。
25 出張が中止になった場合のキャンセル料を科研費で支出できますか。 研究者の責に帰さない、やむを得ない事由により出張を取り止め、航空賃や宿泊施設のキャンセル料が発生した場合に限り、科研費から支出できます。
〈支出可能な事例〉
○ 海外出張の用務先について、外務省より「危険情報」が発出された場合
○ 航空会社のストライキ、天候不良・災害等により、急遽航空便が欠航となった場合
○ 出張目的である学会・シンポジウムが急遽中止・延期となった場合

謝礼等

  事例 回答
1 契約職員への謝礼は支出できますか。 支出できますが、事前にご相談ください。
2 長期でアルバイトを雇いたい場合は。 長期アルバイトには本学との契約が必要のため事前にご相ください。
3 同じ用務で謝礼を複数名に支払いたい場合は。 謝礼稟議書は1枚作成し、別紙としてまとめてください。支出伝票は受取人ごとに必要です(受取人への支払い分、源泉徴収分の2枚の支出伝票)。
4 謝金、アルバイト代は立替払いできますか。 できません。基本的には銀行振込のみです。
ただし、海外出張中に現地でガイド等(ガイド、チャーター運転手を含む)に対する謝金については立替払いが可能です。ガイド等による謝金の領収書は必ず提出してください。
5 アルバイトの交通費は支払えますか。 可能です。ただし、本学の旅費規程等によります。
6 アルバイトを雇用したい場合、事前に手続きは必要ですか。 必要です。「アルバイト雇用予定書」を事前に担当者に提出してください。
7 図書券等の金券で謝金を支払えますか。 担当者に事前にご相談ください。
8 アルバイト代、謝礼を手渡しできますか。 できません。銀行振込のみです。

その他

  事例 回答
1 会費請求の際の添付資料は請求書ではなくメールの印刷でも可能ですか。 メールの内容により判断いたします。不可となった場合は、立替払にて請求してください。
2 次年度の学会の会費や旅費を当年度内に立て替えたい。その場合、今年度中の支払が可能ですか(次年度に継続の科研費がある場合)。 補助金分今年度の補助金から支出することはできません。
基金分予算残高があり、執行可能な時期であれば今年度でも執行が認められることから、今年度中に立替ておいて次年度に請求することが可能です。
3 科研費で購入したものを個研費で修理することは可能ですか。また、その反対はどうですか。 ともに科研費の研究目的に合致していれば可能です。 ただし、継続中の科研費で購入したものであれば、科研費での支出が必要です。
4 科研費(間接)で購入した備品を処分したい。その場合、処分申請書の提出は。 処分申請書はセンターでなく、施設課に提出してください。
5 会合費の伝票に添付するものは。 日時(開始~終了)・場所が記載されている議事要旨、または次第を添付してください。開催案内は不可です。
6 5万円以上の参加費を立替えできますか。 できます。領収書、クレジットカード払いの場合はクレジットカードの明細を提出してください。
7 懇親会費の支出は可能ですか。 可能です。
領収書等に参加理由を記載し、添付してください。
8 本学指定の納品・請求書以外の請求書、領収書の場合、宛名は。 「東海学院大学 研究代表者及び研究分担者」
9 切手を購入した場合は。 請求書、領収書等に用途を記入してください。
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